Quels sont les principaux facteurs qui font perdre du temps lors de la préparation des commandes ?

Les principaux facteurs de perte de temps lors de la préparation des commandes sont les déplacements inutiles dans l'entrepôt, le temps passé à rechercher des articles en raison d'un agencement peu clair ou inefficace, et la correction des erreurs après un prélèvement erroné. Ensemble, ces facteurs peuvent absorber une part considérable du temps de travail disponible sans qu'une seule commande supplémentaire ne soit traitée. Dans cet article, nous répondons aux questions les plus fréquemment posées sur l'efficacité de la préparation des commandes, des causes aux solutions concrètes.

Quelles sont les étapes du processus de préparation des commandes qui prennent le plus de temps ?

Dans un processus de préparation de commandes, la majeure partie du temps est perdue à se déplacer d'un endroit à l'autre, à rechercher les bons articles et à attendre des instructions ou des confirmations. Des études menées dans des environnements d'entrepôt montrent systématiquement que les déplacements et les recherches représentent ensemble plus de la moitié du temps total consacré à la préparation des commandes, tandis que le prélèvement proprement dit d'un article ne prend qu'une fraction de ce temps.

Cela rend le processus de préparation des commandes fondamentalement différent de ce qu'il semble être : le geste physique consistant à prélever les articles est rarement le goulot d'étranglement. Ce sont les étapes qui l'encadrent qui font réellement perdre du temps :

• Déplacement : se rendre à pied ou en véhicule d'un endroit à un autre, souvent sur de longues distances lorsque l'agencement de l'entrepôt n'est pas adapté à la fréquence de prélèvement des articles.
• Recherche : temps perdu à localiser un article parce que l'indication d'emplacement n'est pas claire, que l'article a été mal rangé ou que le stock n'est pas à jour.
• Attendre : qu'un chariot élévateur libère un passage, qu'un collègue emprunte le même chemin, ou la confirmation d'un système de commande.
• Traitement des documents : la lecture, l'interprétation et la validation d'une liste de prélèvement prennent plus de temps que prévu, surtout si la liste n'est pas classée de manière logique.

Si vous souhaitez optimiser le processus de préparation des commandes, le mieux est de commencer par mesurer le temps nécessaire à chaque étape. Ce n'est qu'ainsi que vous pourrez identifier clairement où se situent les réels gains à réaliser.

En quoi une mauvaise organisation de l'entrepôt influe-t-elle sur la vitesse de préparation des commandes ?

Une mauvaise organisation de l'entrepôt réduit directement la vitesse de préparation des commandes en obligeant les préparateurs à parcourir des distances inutiles. Lorsque les articles à forte rotation sont situés loin des zones d'expédition, ou lorsque des produits apparentés sont dispersés dans l'entrepôt, le temps de déplacement par commande augmente considérablement. Il s'agit là de l'un des facteurs de perte de temps les plus sous-estimés dans la préparation des commandes.

Un agencement efficace repose sur la fréquence de prélèvement : les articles fréquemment prélevés doivent être placés à proximité de la zone d'expédition et à une hauteur ergonomique. Les articles rarement demandés peuvent être stockés plus loin ou plus haut. Ce principe, appelé « slotting », est l'une des mesures les plus efficaces pour améliorer la productivité d'un entrepôt.

Par ailleurs, l'organisation des parcours joue un rôle important. Si les allées sont trop étroites pour permettre une circulation dans les deux sens, ou si le parcours à pied dans l'entrepôt n'est pas logiquement adapté à l'ordre de la liste de prélèvement, chaque préparateur perd systématiquement du temps. Une bonne organisation permet à un préparateur de parcourir l'entrepôt d'un seul trait, sans devoir revenir sur des zones déjà visitées.

Pour certains flux de marchandises spécifiques, comme la manutention de palettes ou de cartons, l'agencement doit en outre permettre de disposer des outils adaptés au bon endroit, afin que les préparateurs de commandes n'aient pas à attendre inutilement le matériel.

Pourquoi les erreurs de préparation des commandes entraînent-elles une perte de temps supplémentaire ?

Les erreurs de préparation des commandes entraînent une série d'opérations supplémentaires : il faut remettre en place l'article erroné, rechercher l'article correct, corriger la commande et, dans certains cas, traiter un retour. Chaque erreur prend donc plusieurs fois plus de temps que l'opération de préparation initiale.

Les causes les plus courantes des erreurs de préparation de commandes sont les suivantes :

• Des références de produits ambiguës ou similaires, ainsi que des emballages qui se ressemblent visuellement.
• Données de stock obsolètes ou erronées dans le système.
• La pression du temps, qui entraîne un contrôle moins rigoureux lors de la préparation des commandes.
• Fatigue due à des gestes répétitifs ou physiquement pénibles.

Outre la perte de temps directe, un taux d'erreur élevé a également des conséquences indirectes : réclamations des clients, gestion des retours et charge administrative supplémentaire. Dans un environnement concurrentiel, ces coûts pèsent lourdement sur la productivité globale de l'entrepôt. La réduction des erreurs est donc l'un des moyens les plus rapides d'améliorer l'efficacité d'un processus de préparation des commandes sans nécessiter d'investissements importants.

Quelle est la différence entre la préparation de commandes par lots et la préparation de commandes individuelles ?

Dans le cadre de la préparation de commandes individuelles, un préparateur traite une commande dans son intégralité, du début à la fin, avant de passer à la suivante. Dans le cadre de la préparation de commandes par lots, un préparateur rassemble plusieurs commandes en une seule tournée dans l'entrepôt. La différence d'efficacité réside dans le temps de déplacement : la préparation de commandes par lots réduit considérablement le nombre total de trajets dans l'entrepôt.

Ces deux méthodes ont chacune leur domaine d'application :

• La préparation des commandes une par une est facile à gérer, moins sujette aux erreurs et adaptée aux commandes volumineuses ou complexes qui requièrent une attention totale.
• La préparation de commandes par lots est plus efficace pour les petites commandes comportant peu de lignes d'articles, car le préparateur traite plusieurs commandes au cours d'un même parcours. Cela nécessite toutefois un bon système de tri pour répartir correctement les articles par commande après la préparation.

Une troisième variante est le « zone picking », dans lequel l'entrepôt est divisé en zones et chaque préparateur de commandes est responsable de sa propre zone. Les commandes sont transmises d'une zone à l'autre jusqu'à ce qu'elles soient complètes. Ce système réduit les déplacements de chaque préparateur, mais nécessite une bonne coordination entre les zones afin d'éviter les retards.

Le choix entre ces méthodes dépend du volume des commandes, de la taille moyenne des commandes et de la technologie disponible. Pour de nombreux entrepôts, une approche hybride, consistant à recourir à la préparation par lots pour les commandes standard et à la préparation commande par commande pour les exceptions, constitue la solution la plus pratique.

Quels outils permettent de réduire les pertes de temps lors de la préparation des commandes ?

Les outils les plus efficaces pour lutter contre les pertes de temps lors de la préparation des commandes sont les systèmes qui limitent les déplacements, préviennent les erreurs et accélèrent les gestes physiques. Citons notamment les systèmes « pick-to-light », les scanners mobiles, les moyens de transport ergonomiques et les chariots de préparation optimisés. La combinaison la plus adaptée dépend du type de marchandises et de l'ampleur du processus de préparation des commandes.

Concrètement, les outils suivants font une différence tangible :

• « Pick-to-light » et « put-to-light » : des indicateurs visuels placés sur les rayonnages qui guident directement le préparateur vers le bon emplacement et réduisent considérablement les erreurs.
• Lecteurs de codes-barres et de puces RFID : ils accélèrent la vérification des articles prélevés et évitent que les erreurs ne soient détectées qu'au moment de l'emballage.
• Transpalettes ergonomiques et transpalettes élévateurs : ils réduisent l'effort physique nécessaire au déplacement de marchandises lourdes et augmentent la cadence de travail. Pour des applications telles que la manutention de cartons ou de sacs, il existe des solutions spécifiques qui soulagent le préparateur de commandes.
• Systèmes de gestion d'entrepôt (WMS) : ils optimisent automatiquement l'ordre des listes de prélèvement en fonction de la configuration de l'entrepôt, afin que chaque parcours soit le plus court possible.
• Chariots de préparation de commandes à plusieurs compartiments : ils permettent de mettre en œuvre la préparation de commandes par lots de manière pratique, sans que les articles ne se mélangent.

Un bon choix de produits de manutention n'est pas seulement une question de rapidité, mais aussi d'ergonomie. Les préparateurs de commandes qui fournissent moins d'efforts physiques commettent moins d'erreurs et maintiennent leur productivité même à la fin de leur service.

Comment mesurer objectivement les pertes de temps dans un processus de préparation des commandes ?

Pour mesurer objectivement les pertes de temps dans un processus de préparation de commandes, il faut décomposer le temps de préparation par commande en sous-opérations et enregistrer chaque étape séparément. La méthode la plus couramment utilisée est une étude des temps, dans laquelle un observateur ou un système numérique enregistre le temps qu'un préparateur consacre aux déplacements, à la recherche, à la préparation, à la vérification et à l'attente.

Sans mesure, il est impossible de savoir quelle étape est à l'origine de la plus grande partie des pertes. Un entrepôt qui soupçonne que les déplacements constituent le goulot d'étranglement peut découvrir, après une étude des temps, que le temps de recherche et la correction des erreurs ont, à eux deux, un impact tout aussi important.

Méthodes pratiques pour mesurer le temps perdu :

1. Étude des temps par étape : pour un nombre représentatif de commandes, enregistrez le temps nécessaire à chaque sous-opération. Cela peut se faire manuellement ou via un système de gestion d'entrepôt (WMS) doté d'une fonction d'enregistrement des temps.
2. Mesure des distances : utilisez un système de suivi au sol ou des podomètres pour déterminer la distance moyenne parcourue à pied par commande. Une distance parcourue élevée par commande est un indicateur direct d'un agencement sous-optimal.
3. Enregistrement des erreurs : recensez le nombre d'erreurs de préparation commises chaque jour ou par préparateur, et calculez le temps nécessaire à leur correction.
4. Comparaison avec la norme : définissez un temps de préparation standard réaliste pour chaque type de commande et comparez-le aux performances réelles. Les écarts par rapport à la norme constituent des pertes de temps mesurables.

Si vous souhaitez obtenir une vision globale de l'efficacité de votre processus de préparation des commandes, vous pouvez également faire réaliser une analyse externe des postes de travail. Une telle analyse permet non seulement de mettre en évidence les pertes de temps, mais aussi d'identifier les problèmes ergonomiques qui réduisent indirectement la productivité.

Comment Logitrans Handling contribue à l'efficacité de la préparation des commandes

Les pertes de temps lors de la préparation des commandes ont souvent plusieurs causes simultanées : une organisation sous-optimale, des outils inadaptés et des gestes physiquement pénibles qui nuisent à la rapidité et à la précision des préparateurs. Nous proposons des solutions concrètes qui s'attaquent à chacun de ces points faibles.

• Analyse gratuite des postes de travail : nos spécialistes analysent votre processus de préparation des commandes sur le lieu de travail et identifient les étapes qui entraînent le plus de pertes de temps.
• Équipements ergonomiques de manutention : des transpalettes aux élévateurs mobiles, nous fournissons des outils qui permettent aux préparateurs de commandes de travailler plus rapidement et en toute sécurité.
• Des solutions sur mesure : en fonction de vos flux de marchandises et de la configuration de votre entrepôt, nous vous conseillons sur la combinaison de produits et de systèmes la plus rentable.
• Salle de démonstration à Drongen : testez les solutions avec votre propre matériel avant de vous décider, afin d'être sûr de faire le bon choix.
• Contrats de maintenance : nous veillons à ce que vos équipements de manutention restent en parfait état de fonctionnement, afin que votre processus de préparation des commandes ne soit jamais interrompu par une panne.

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